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Fragen und Antworten zur neuen Mitgliederverwaltungssoftware RSB-ZMI

Nachfolgend haben wir die häufigsten Fragen und Antworten zur neuen Mitgliederverwaltungssoftware RSB-ZMI für Sie zusammengestellt. Diese Liste wird stetig erweitert.

Das sollten sie wissen

Im Vergleich zur alten Software NEON, die eine Vollversion für Vereine beinhaltete, ist ZMI-RSB bereits eine Vollversion und wird den Vereinen ohne Zusatzkosten zur Verfügung gestellt.

Allgemeines zu ZMI-RSB

Durch ZMI-RSB werden die anfallenden Daten der Vereine, Kreise, Bezirke und dem Verband verwaltet. Ihre Aufgaben sind:

  • Neue Mitglieder erfassen
  • Austritte Ihrer Mitglieder eintragen
  • Pflegen Ihrer Funktionäre beim Wechsel der Amtsträger z.B.: durch Neuwahlen
  • Pflegen der Stammdaten Ihres Vereines wie z.B.: Hausanschrift, Schiessstätten und dessen Standzulassungen, Bankdaten und die Aktivitäten des Vereins
  • Pflegen der Adressen und Kontaktdaten Ihrer Mitglieder

Wenn Sie ZMI-RSB nutzen, werden Sie zunächst eine Menge Arbeit haben. Die Arbeit die Sie sich machen, wird sich aber auf jeden Fall lohnen.

  • Wenn Sie die Adressen Ihrer Mitglieder pflegen, können Sie sehr einfach Serienbriefe erzeugen, um Ihre Mitglieder über Aktivitäten im Verein zu informieren.
  • Wenn Sie zusätzlich die Emailadressen Ihrer Mitglieder einpflegen, können Sie die Anschreiben direkt aus ZMI-RSB versenden und sparen sich dabei das Porto.
  • Wenn Sie die Bankdaten Ihrer Mitglieder erfassen, können Sie mit ein paar Klicks die Mitgliedsbeiträge per Sepa einziehen.
  • Sie können eine Vielzahl an Auswertungen erzeugen, um die Entwicklung Ihres Vereines im Überblick zu haben.
  • Sie können Daten an Sportprogramme exportieren, um interne Wettkämpfe auszutragen.

Durch Ihre Datenpflege profitiert nicht nur Ihr Verein, sondern der gesamte Verbund, bestehend aus Vereinen, Kreisen, Bezirken und dem Verband.

  • Wenn ein Mitglied mehrere Mitgliedschaften hat und sich sein Name durch z.B.: Heirat ändert, wird die Namensänderung und evtl. die neue Anschrift von Ihnen erfasst. Diese Änderung wird an alle Vereine für die das Mitglied eine Mitgliedschaft hat, verteilt. Ebenso geht die Änderung an die Kreise, Bezirke und den Verband.
  • Wenn Sie die Interessen Ihrer Mitglieder pflegen, können die Kreise, Bezirke und der Verband z.B. über das System erfahren, wie viele Bogenschützen der Kreis hat. Dies ist sehr interessant, wenn man innerhalb des Kreises ein lokales Bogen-Tournier veranstalten möchte.
  • Durch die Pflege Ihrer Funktionäre können die Kreise mit einem Knopfdruck eine Liste aller Sportleiter aller seiner Vereine ausdrucken, oder ein Serienbrief an dieselben senden.

Bei der Erstinstallation wird nach dem Passwort verlangt. Dieses Passwort wird in der lokalen Datenbank gespeichert. Sollten Sie das Passwort vergessen haben, tragen Sie anstelle des Passwortes die komplette Lizenznummer aus dem Lizenzschein ein. Damit können Sie sich anmelden und über „Einstellungen/Anmeldepasswort“ das Passwort einsehen oder ggf. ändern.

Derzeit ist eine Email-Adresse für den Support rund um das Programm eingerichtet. Schreiben Sie an die Adresse support-zmi@rsb2020.de. Es gibt mehrere Anwender, die diese Emailadresse betreuen. Sollten Sie innerhalb 24 Std. keine Antwort bekommen, bitte einfach nochmals erinnern. Die E-Mail ist sicherlich untergegangen, oder jemand hat sie versehentlich gelöscht. Je nach Fall werden wir Sie auch zurückrufen, oder Ihnen per Fernwartung mittels „TeamViewer“ welches in ZMI-RSB bereits integriert ist helfen.

Technik

RSB-ZMI wurde nach dem aktuellsten Stand der Technik komplett neu geschrieben. Es ist eine native 32-Bit Windows-Anwendung.

  • Betriebssystem ab Windows XP SP3 bis Windows 10 als 32Bit oder 64Bit. RSB-ZMI wird an zukünftige Windows Versionen angepasst.
  • Bildschirmauflösung: je größer die Auflösung ist, umso besser. Die Auflösung sollte nicht unter 1152 x 864 sein. Optimal ist eine widescreen Auflösung von 1920 x 1080. Ansonsten müssen verschiedene Fenster gescrollt werden.
  • Einen großen Unterschied werden Sie beim Arbeiten feststellen wenn Sie den Vergleich anstellen zwischen SATA Festplatten und SSD Festplatten. Wenn Sie investieren wollen, dann ersetzen Sie Ihre SATA Festplatte durch eine SSD.
  • Der Prozessor und der Arbeitsspeicher sind nicht besonders wichtig, außer er ist jetzt schon auf Anschlag.
  • Wenn Sie mobil arbeiten wollen, bevorzugen Sie auf jeden Fall eine externe USB 3.0 Festplatte. Die gibt es schon für 1TB unter 50€. USB-Sticks würden auch funktionieren. Wir haben jedoch leider die Erfahrung gemacht, dass namenhafte Hersteller die Anzahl der Schreibzugriffe auf die Datenbank nicht lange überleben.
  • Sie benötigen eine Internetverbindung nur während des Sendens oder Empfangens von Daten. Beim Arbeiten wird keine Internetverbindung benötigt. Achten Sie darauf, wenn Sie über WLAN ins Internet gehen, dass es KEIN Gastzugang ist. Gastzugänge erlauben das Surfen, blockieren jedoch alles andere.

RSB-ZMI soll für alle Vereine nutzbar sein. Auch für Vereine, die möglicherweise keine Internetverbindung haben. Daher wurde die Software als 32Bit Windows-Anwendung erzeugt.

RSB-ZMI ist eine reine 32Bit Windows Anwendung, kann aber über eine Virtualisierungsplattform wie z.B. „Parallels“ auf einem Mac betrieben werden. Für Linux-Nutzer sei das Programm „Wine“ zu empfehlen, mit dem Windows-Software unter Linux verwendet werden kann. Somit ist es nicht notwendig, mehrere Versionen von RSB-ZMI für unterschiedliche Betriebssysteme mit unterschiedlichem Verhalten zu entwickeln.

RSB-ZMI kommt komplett ohne eine Installationsroutine aus. RSB-ZMI schreibt nichts in das System-Verzeichnis von Windows. RSB-ZMI schreibt auch nichts in die Registry von Windows. Wenn Sie das Installationsverzeichnis auf eine externe Festplatte verschieben, können Sie die Festplatte auf anderen Windows-Rechnern anschließen und starten. Im Installationsverzeichnis ist alles enthalten, was das Programm benötigt. Wenn Sie es löschen wollen, löschen Sie einfach das Installationsverzeichnis und es bleiben keine Resteinträge im System.

Verschieben Sie den Installationsordner auf eine externe Festplatte oder einen USB-Stick. Diesen Datenträger übergeben Sie Ihrem Nachfolger. Er verschiebt das Programm vom externen Datenträger auf seine lokale Festplatte und startet RSB-ZMI und ruft Daten ab.

Das Installationsverzeichnis kann durchaus von der lokalen Festplatte auf eine externe Festplatte oder einen USB-Stick verschoben werden und nur noch von dort betrieben werden. Jedoch haben wir die Erfahrung gemacht, dass die USB-Sticks die häufigen Schreibzugriffe in der Datenbank nicht lange überleben. Eine externe Festplatte ist davon nicht betroffen.

Im Auslieferzustand ist RSB-ZMI so konfiguriert, dass es als Einzelplatzversion betrieben werden kann. Dabei darf die Installation NUR auf Festplatten (Partitionen) betrieben werden. RSB-ZMI benötigt exklusiven Zugriff auf die Datenbank. RSB-ZMI kann jedoch auch als Mehrbenutzervariante im Netzwerk betrieben werden. Bei Bedarf helfen wir Ihnen gerne weiter.

RSB-ZMI wird ständig weiter entwickelt. Für die vielen Updates, die Sie durchführen müssen, möchten wir an dieser Stelle um Ihr Verständnis bitten und entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten, die Sie dadurch erfahren. Wenn ein Update ansteht, werden Sie bei Programmstart einmal pro Tag über das anstehende Update informiert. Sie bestätigen die Meldung und danach sollte das Update vom Server abgerufen und eingespielt werden. Manchmal jedoch blockieren die Firewall, Virenscanner oder der Router das Update. Sie können kurzfristig die Firewall oder den Virenscanner deaktivieren. Sollte das Update danach durchlaufen, tragen Sie eine Ausnahme in der Firewall oder Virenscanner ein. Sie sollten auf keinen Fall dauerhaft ohne Firewall oder Virenscanner arbeiten!

RSB-ZMI sendet nicht alle Daten zum Verband. Wenn Sie neu installieren, haben Sie den Datenbestand des Verbandes, es fehlen Ihnen jedoch etwaige angelegte lokale Daten wie z.B.: Bankdaten der Mitglieder. Wenn Sie keine lokalen Daten erfasst haben, können Sie die Software neu installieren. Besser ist allerdings eine Kontaktaufnahme mit dem Support. Meist gibt es eine bessere Möglichkeit.

Daten

Unter lokale Daten fallen: Bemerkungen zum Mitglied, Austrittsgrund, Bankdaten, Familienzuordnung, Abrechnungsdaten (Artikel, Preislisten, Belege), Passverwaltung (Passrückgaben) und benutzerdefinierte Felder.

Der Verband verwaltet alle Daten, außer die lokalen Daten (s.o.). Alles andere wird zum Verband übertragen. Wenn Sie lokale Daten erfasst haben, müssen Sie für eine Datensicherung sorgen. Denn falls Sie keine Datensicherung haben und eine Neuinstallation durchführen, bekommen Sie alle Daten die der Verband gespeichert hat, jedoch nicht die lokalen Daten. Die lokalen Daten erhalten Sie durch eine Rücksicherung der aktuellsten Datensicherung.

Die Daten werden auf einem Server in der Geschäftsstelle des Rheinischen Schützenbundes in Leichlingen gespeichert. Der Verband hat allerdings nur auf die Daten Zugriff, die eindeutig in der Software gekennzeichnet werden. Lokale Daten (siehe oben) werden nur unter den lokalen ZMI-Versionen innerhalb der Benutzer eines Vereins ausgetauscht.

Der Verband bedient sich hinsichtlich seines Servers eines anerkannten und zertifizierten Dienstleisters, mit dem auch ein Vertrag auf Auftragsverarbeitung gem. DS-GVO abgeschlossen wurde. Sämtliche sicherheitsrelevanten Bereiche sind gegen einen unberechtigten Zugriff aus dem Internet durch eine ständig aktualisierte Firewall geschützt. Der Server wird monatlich gewartet inklusive eines Direktsupports bei technischen Problemen.

Die Firma Rizoudis Individualsoftware GmbH (auch hier wurde ein Vertrag auf Auftragsverarbeitung gem. DS-GVO abgeschlossen) garantiert eine stetige Wartung und Fortentwicklung der Software entsprechend der technischen Anforderungen, die ebenfalls modernsten Sicherheitsstandards entspricht. Im Hinblick auf die Datensicherheit bietet ein ausschließlicher Zugriff anhand einer Anwendungssoftware zudem weitere Sicherheitsvorteile gegenüber einer webbasierten Version.

  1. Entsprechend der Beschlusslage gegenüber dem Rheinischen Schützenbund müssen nur folgende personenbezogene Daten gemeldet werden. Diese sind zum Ausschluss von Dubletten und (weitgehend) eindeutigen Identifikation notwendig:
    1. Vorname
    2. Nachname
    3. Geburtsdatum
    4. Geschlecht
  2. Alle weitergehenden Informationen sind bisher nicht verpflichtend. Gemäß der Datenschutzordnung und auch aufgrund des satzungsgemäßen Auftrages des RSB als Sportfachverband „darf“ der Verband im Rahmen der satzungsgemäßen Aufgaben allerdings auch weitergehende personenbezogene Daten erheben – hat dies allerdings bisher nicht zur Pflicht gemacht (Historie der Diskussion um Datenschutz).
  3. Die Mitgliederverwaltungssoftware ZMI wird den Vereinen seitens des RSB mit einer sehr umfassenden Funktionsvielfalt als kostenlose Dienstleistung zur Verfügung gestellt. Dem Verband erleichtert es die Arbeit immens, wenn er auch über Kontaktdaten (im sportlichen Auftrag der Satzung z.B.) der Vereinsmitglieder verfügt. Um die volle Funktionsvielfalt von ZMI (über NEON hinaus Rechnungsläufe etc.) nutzen zu können, ist der Verein allerdings gezwungen, weitere gekennzeichnete Daten mit dem RSB zu teilen. Für eine Arbeitserleichterung und größere Handlungsmöglichkeit des Verbandes wird dem Verein im Gegenzug eine gute Mitgliederverwaltungssoftware für den Verein (die über die reine Mitgliedermeldung hinausgeht) kostenlos zur Verfügung gestellt. Das ist sozusagen der „Deal“ den der RSB den Vereinen mit ZMI anbietet.
  4. Fazit: Wenn Sie ZMI ausschließlich zur Mitgliedermeldung benutzen wollen, pflegen Sie ausschließlich die unter 1. genannten Daten. Wenn Sie ZMI noch weitergehender nutzen wollen, teilen Sie die Daten mit dem RSB (nur die gekennzeichneten Daten – keine Rechnungsadressen Ihrer Mitglieder etc.). Siehe dazu das Benutzerhandbuch.

Entsprechend des in der Satzung des RSB definierten Zwecks darf der Verband die Mitgliedsdaten erheben, die zu dem Zweck seiner Aufgabenerfüllung notwendig sind. In einem Sportverband sind dies Angaben zum Namen und Geburtsdatum und auch Wohnort oder Kontaktdaten zur Kontaktaufnahme in sportlichen Fragestellungen und zur eindeutigen Identifizierung (Ausschluss von Dubletten). Ebenfalls sind sportliche Disziplinen, sportliche Betätigungen, sportliche Ergebnisse, Lizenzen, Ehrungen, Daten zu benutzten Hilfsmitteln sowie Angaben zur Waffenbefürwortung personenbezogene Daten, die für die Arbeit des Verbandes unverzichtbar sind. Diese Daten teilt und nutzt der Verband gemeinsam mit den Mitgliedsvereinen.

Aufgrund dieser gemeinsamen Nutzung der personenbezogenen Daten ist der Verband trotz der zur Verfügungstellung der Mitgliederverwaltungssoftware kein ausschließlicher Dienstleister. Dieser Sachverhalt ist vom DOSB und DSB ausgiebig mit Datenschutzbeauftragten geprüft worden, mit dem Ergebnis, dass die Mitgliedsvereine mit einem Sportdachverband und auch seiner Landesverbände keinen Vertrag auf Auftragsverarbeitung abschließen müssen.

Eine entsprechende Ausarbeitung des DSB finden Sie beiliegend zum Download.

Einstufung von Mitglieder- und Sportdatenbanken im Hinblick auf das Erfordernis eines Vertrages der Auftragsdatenverarbeitung nach der DSGVO 

Spätestens wenn Sie lokale Daten erfassen, sollten Sie eine Datensicherung einrichten. Das Ziel sollte immer auf einer anderen Festplatte liegen. Hier kann jedes beliebige vom System erreichbare Ziel angegeben werden. Somit können Sie auch Netzlaufwerke oder „Cloud share“ verwenden.

RSB-ZMI tauscht die Daten mit dem Verband über eine verschlüsselte Datenverbindung. Manchmal sehen die Virenscanner genau das als Bedrohung und blockieren diesen Vorgang. Hier hilft, eine Ausnahme in den Virenscanner einzutragen. Wenn Sie über WLAN ins Internet gehen, denken Sie daran, dass Sie NICHT über einen Gast-Zugang ins Internet gehen. Gast-Zugänge erlauben zwar das Surfen, blockieren jedoch alles andere.

Ihre Datensicherung kann eine Sekunde oder ein Jahr alt sein. In der Zwischenzeit können jede Menge Änderungen durchgeführt worden sein. Wenn Sie also eine alte Datensicherung verwenden würden, könnte es sein, dass Sie in der Datensicherung noch den alten Namen von einem Mitglied haben, welches in der Zwischenzeit geheiratet hat. Wenn Sie seine Adresse ändern und übertragen, würden Sie den neuen Namen mit dem alten überschreiben. Eine Datensicherung müssen Sie also immer über die Funktion unter „Service/Rücksicherung“ einspielen. Dabei wird Ihre alte Datensicherung mit dem Datenbestand des Verbandes aktualisiert. Danach können Sie problemfrei mit RSB-ZMI arbeiten.

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie etwas ändern oder neu anlegen wollen, müssen Sie immer vorher auf den Button „Bearbeiten“ klicken. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf „Übernehmen“ oder „Abbrechen“, falls Sie sich es anders überlegt haben. Einige Felder haben eine graue Hintergrundfarbe. Diese Felder können von Ihnen nicht bearbeitet werden, sondern nur vom Verband.

Lizenzen

In RSB-ZMI arbeiten wir mit wichtigen personenbezogenen Daten. Wir wollen gemeinsam einen korrekten Datenbestand haben. Deshalb wurden die kritischen Punkte in Lizenzen verteilt, damit nur eine Person dieses Recht bekommt. Wir sind uns sicher, in Ihrem Verein würde sich jeder absprechen und es würde nicht vorkommen, dass die gleiche Person von zwei Anwendern im gleichen Verein erfasst wird. Würde man jedoch den gesamten Verband und alle Vereine berücksichtigen, ist eine Absprache zwischen allen Anwendern nur schwer möglich.

Ja. Bei der Geschäftsstelle des Rheinischen Schützenbundes können Sie neben der Master-Lizenz noch weitere Lizenzen für Ihren Verein/Kreis/Bezirk bestellen. Vom Verband bekommen Sie, nach Beantragung, die entsprechende Lizenznummer für die Lizenzen unterhalb der Master-Lizenz zugesandt. In einer LizenzNr können mehrere Rollen enthalten sein. Diese Rollen gibt es:

  • Master: Die MasterLizenz beinhaltet die Rollen Mitgliederverwalter, Mitgliederkassier, Schützenmeister, Allgemein und Benutzerverwalter. Damit ist das die Lizenz mit der vollen Funktionalität.
  • Mitgliederverwalter: Die Rolle darf es nur einmal pro Verein geben. Sie darf neue Mitglieder aufnehmen, kritische Felder (Name, Vorname, GebDat, Geschlecht) ändern.
  • Mitgliederkassier. Die Rolle darf es nur einmal pro Verein geben. Sie darf Mitglieder abrechnen und die Bankdaten pflegen. Neue Mitglieder aufnehmen und kritische Felder zu ändern ist NICHT gestattet.
  • Schützenmeister: Die Rolle darf es nur einmal pro Verein geben. Sie ist eigentlich eine Allgemeine mit nur einem Zusatz: Sie darf die Liste der Austritte mit der Option meldepflichtiger Mitglieder ausdrucken.
  • Allgemein: Die Rolle darf es mehrfach im Verein geben. Sie darf alles andere anlegen und pflegen. Sie kann auch Rechnungen erzeugen. Jedoch keine Mitgliederabrechnung durchführen. Neue Mitglieder aufnehmen, kritische Felder ändern ist NICHT gestattet.
  • Nur Lesen: Die Rolle darf es mehrfach im Verein geben. Sie kann nichts ändern. Jedoch Auswertungen durchführen und Daten exportieren an Sport.
  • Benutzerverwaltung: Die Rolle darf es mehrfach im Verein geben. Die Rolle kann die einzelnen Vereinslizenzen weiter beschneiden. Sie kann einer Lizenz nicht mehr Funktionalität freigeben, als die Lizenz Rollen hat.  

Hinweis zum Start: Jeder Verein bekommt eine Master-Lizenz zum Start der neuen RSB-Mitgliederverwaltungssoftware ZMI automatisch zugesandt. Diese ist für eine Erstanmeldung in der Software notwendig. Dort bestätigen Sie auch die Datenschutzerklärung des RSB. Eine Beantragung weiterer Lizenzen ist allerdings erst nach dem Start der neuen RSB-Mitgliederverwaltung ZMI möglich. Vorab werden keine weiteren Lizenzen ausgestellt. Mit dem Start ist im November 2019 (Mitte bis Ende) zu rechnen.

Beantragung weiterer Lizenzen: Die oben genannten Nutzerlizenzen können schriftlich per E-Mail unter info@rsb2020.de bei der Geschäftsstelle beantragt werden. Anfang 2020 wird die Geschäftsstelle die zusätzlichen Lizenzen an die Vereine verschicken.

Sollte der Mitgliederverwalter verhindert sein, z.B. durch einen längeren Aufenthalt im Ausland, können vom Verein keine neuen Mitglieder angelegt werden. Die Rolle „Mitgliederverwalter“ darf es im Verein nur einmal geben. Allerdings ist das kein Problem. Auch Ihr Verband kann das Mitglied anlegen. Diesen Eintrag kann der Mitgliederverwalter nach Rückkehr sofort abrufen und hat somit keine Nacharbeit.

Sonstiges

RSB-ZMI unterscheidet sich im Vergleich zu anderen Programmen. Es kommt komplett ohne Setup aus. Sie verschieben einfach den Installationsordner. Bei jeder Verbindung zwischen RSB-ZMI und dem Kommunikationsserver beim Verband, wird ein Zähler hochgesetzt. Dieser Zähler wird bei jeder Verbindung geprüft. Nur wenn er übereinstimmt, können Sie Daten austauschen. Der Hintergrund: Es gibt Lizenzen wie z.B. die Mitgliederverwalterlizenz, die pro Verein nur einmal existieren darf. Durch die beschriebene Mechanik können wir das sicherstellen.

In RSB-ZMI ist ein sehr mächtiger Reporter integriert. Sie können alle Reports auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Jeder Report basiert auf einer Datenmenge, die vom Programm vorgegeben wird. Innerhalb dieser Datenmenge können Sie das Layout beliebig anpassen. Sie können keine neuen Tabellen in den Report ziehen, oder weitere Felder die nicht bereitgestellt sind, nutzen. Wenn Sie so eine Anforderung haben, melden Sie sich. In der Regel können wir die Daten beim nächsten Update bereitstellen. Außer es ist etwas Spezielles, bei dem die Freigabe vom Verband erfolgen muss.

RSB-ZMI hat mehrere Optionen für die Filterkriterien. Sie können also nicht nur den Nachnamen eingeben, sondern auch den Vornamen, Geburtsdatum u.s.w. Wenn Sie alle Suchkriterien eingegeben haben, können Sie die Suche mit der Enter-Taste starten.

Zum Import von Stammdaten aus dem RSB-ZMI nutzen Sie das Format TXT055.DAT. Diese Datei kann dann im Starterlisten-Programm unter "Stammdaten -> Schützenstammdaten bearbeiten -> Schützenstammdaten aus RSB-ZMI importieren" eingespielt werden.

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